Klant: Defensity College 

Defensity College (DC) is het werkstudent programma van het Ministerie van Defensie voor academische studenten. Elk jaar worden er ongeveer 100 studenten aangenomen binnen dit militaire programma. Deze toekomstige economen, psychologen, techneuten en IT’ers werken bij Defensie tijdens hun studie al binnen hun vakgebied. Tegelijkertijd kunnen zij extracurriculaire activiteiten en trainingen volgen die hen helpen bij de persoonlijke, professionele en militaire ontwikkeling. Zo is Defensity College één van de interessantste en uitdagendste werkstudent programma’s van Nederland. 

De Uitdaging 

Binnen Defensity college is er een breed palet aan studenten werkzaam. Iedere student krijgt een werkplek toegewezen die past bij zijn of haar specifieke vakgebied. De taken die zij verrichten zijn daarom erg divers en sterk uiteenlopend. 

“Werkplekken kunnen uiteenlopen van analist bij de inlichtingendienst tot het schrijven van software voor drones in een robotica project, maar ook psychologische onderzoeken van mariniers in opleiding. Het is ontzettend divers.”
– Erik, Programma manager en mede-oprichter Defensity College . 

Ondanks de grote diversiteit aan taken en vakgebieden moesten alle studenten ingewerkt worden op de standaard werkzaamheden binnen Defensity College. Het werd echter al snel duidelijk dat het lastig was om iedereen te bereiken wanneer dit nodig was. Studenten lezen over het algemeen mails slecht en worden vaak overspoeld door Whatsappjes. Er moest daarom een andere manier gevonden worden waarop studenten makkelijker ingewerkt kunnen worden en snel toegang kunnen krijgen tot de juiste kennis over hun werkplek. Het versneld digitaliseren van het Onboarding traject kwam als oplossing naar boven en al snel ontstond het idee om instructievideo’s in te zetten.

De uitdaging is duidelijk: Door middel van instructievideo’s een flexibel en makkelijk aanpasbaar Onboarding traject opzetten om zo 200 studenten op verschillende locaties niet alleen in te werken maar ook continu te verbinden. 

“GPAL biedt een hele goede manier om laagdrempelig allerlei boodschappen en kennis over te brengen. Met een video kun je instructies begrijpelijker maken en verspreiden. Tegelijkertijd hebben de studenten een voorkeur om te leren middels video ten opzichte van het lezen van een handleiding.”
– Erik

 

De Aanpak

Eerst werden essentiële zaken op video vastgelegd, zoals een algemene kennismaking met de organisatie, uitleg van protocollen zoals kledingvoorschriften, video’s over hoe je zelf een werkplek kunt vinden,, uitleg over pasjes en software en nog vele andere zaken. Binnen GPAL is dit handig en overzichtelijk ingedeeld in hoofdstukken en onderwerpen. 

Op een terugkomdag, waarbij alle militair werkstudenten bijeenkwamen, werd het nieuwe inwerkprogramma en GPAL geïntroduceerd aan een grote groep werkstudenten. Als onderdeel van het inwerken is er ook een video smoelenboek bedacht. De studenten kregen daarom op die dag de opdracht een korte introductievideo van zichzelf te maken en te plaatsen in de GPAL app. Binnen een half uur waren er 80 video’s geplaatst. Op deze manier konden de werkstudenten ook elkaar makkelijker leren kennen en connecties maken. 

Sinds de lancering krijgen nieuwe studenten toegang tot de GPAL App, met daarop het inwerkprogramma, en bestaande studenten krijgen periodieke video updates. De studenten hebben op deze manier altijd toegang tot de belangrijkste informatie, vooral omdat de GPAL app opereert in samenwerking met het e-Learning platform van Defensie zelf.

 

Verfilmen van de werkplekken
Sinds een maand is DC gestart met het verfilmen van de werkplekken. Naast de basisuitleg over Defensity College, wilt DC nu ook meer uitleg geven over de specifieke functies en bijbehorende taken van de studenten, waar dat natuurlijk binnen Defensie mogelijk is. 

Zo gaat een collega het hele land door om alle verschillende werkplekken te bezoeken. Samen met de werkplekbegeleider en de werkstudent worden de belangrijkste taken verfilmd en in GPAL gezet. Zo komt er uiteindelijk een apart boekje met QR-codes voor elke werkplek. Wanneer de QR-codes gescand worden met de GPAL app komt meteen de juiste video naar boven. De student kan hierdoor zelfstandiger aan de slag op zijn nieuwe werkplek, maar de video’s hebben ook nog een ander doel; namelijk om de interesse op te wekken van andere studenten binnen Defensity College. De video’s bieden een kijkje achter de schermen bij veel verschillende werkplekken waardoor studenten meteen een beter beeld krijgen van de werkplekken. Om veiligheidsredenen kunnen natuurlijk niet alle werkplekken verfilmd worden, maar waar mogelijk wordt het filmen goed opgepakt. 

“Wat we vooral willen veranderen met GPAL is de manier waarop wij als organisatie omgaan met informatie verspreiden. We willen af van de traditionele manier (hoe we het gewend zijn), en willen juist gaan voor de meest effectieve manier die aansluit op wat het beste aankomt bij de student.” 

Het bijzondere aan GPAL is dat iedere medewerker zelf video’s kan maken en dus kan meehelpen content te maken. Werkstudenten worden dan ook aangespoord om mee te denken welke video’s zij nog missen. Zij kunnen voorstellen indienen voor officiële video’s of zelf video’s maken. Deze worden dan wel eerst op kwaliteit gecheckt voor deze definitief worden geupload in de App. Binnenkort komen er ook weer nieuwe filmdagen, hierin wordt aan de meest enthousiaste studenten gevraagd om specifieke taken uit te zoeken en er duidelijke instructievideo’s over te maken.

 

Het verfilmen van de werkplekken zal in de toekomst echter niet alleen gebruikt worden voor Onboarding, maar ook om meer inzicht te geven in hoe de werkplekken eruit zien. Momenteel worden de werkplekken aangewezen, maar met de video’s kunnen nieuwe werkstudenten makkelijker straks zelf een plek kiezen. 

 

(Zie hiernaast hoe werkstudenten worden opgeleid tot reservist)

 

 

 

 

 

Challenges binnen DC

Het uiteindelijke doel is dat alle studenten zelf het initiatief nemen om video’s te maken en delen in de app. In het begin vergt dit zeker aandacht. Zo legt Erik uit dat GPAL nog niet op het punt zit waar het volledig organisch gebruikt wordt. Maar dit is een uitdaging die we graag aangaan! 

“Bijvoorbeeld als er een lampje in mijn auto kapot is, ga ik meteen op Youtube even kijken hoe ik het moet vervangen voordat ik naar de garage rijd. Die reflex willen we ook hebben met GPAL binnen DC. We willen dan dat iemand, voordat hij een vraag stelt, alvast even op GPAL kijkt of daar niet heel makkelijk het antwoord staat.” 

Om deze reden zijn er kleinere communities gemaakt in GPAL, waarin werkstudenten in kleinere groepen samen zitten. Binnen deze kleine communities, worden video’s vaker bekeken. Ook het warm maken van de werkstudenten wordt op meerdere manieren gedaan. Zo wordt er vaak humor in de video’s gebruikt en vertellen de werkstudenten enthousiast over hun werk. 

 

Resultaten

Binnen Defensity College zijn collega’s en studenten momenteel nog hard bezig met de geplande uitbreidingen. Wel zijn er al positieve resultaten zichtbaar en nog veel meer verwacht. 

Onboarding voor studenten door studenten  

Het basis inwerktraject dat in de App staat, maakt het voor DC mogelijk met nieuwe en bestaande studenten te communiceren en ze makkelijk en laagdrempelig in te werken.

Door werkstudenten zelf hun werktaken te laten verfilmen verwachten we dat het Onboarding traject voor specifieke functies en werkplekken versneld gedigitaliseerd kan worden. Nieuwe studenten kunnen dan zelfstandiger het Onboarding traject doorlopen door te kijken naar voorgaande werkstudenten of collega’s. Zo kun je bijvoorbeeld van werkstudenten vragen of zij een reeks video’s willen bekijken voordat ze naar hun introductiedag komen. Op deze manier kun je een dag veel efficiënter indelen. 

“Ik denk dat iedereen steeds meer visueel is ingesteld. Men leest minder en kijkt meer. Het is eerder een maatschappelijke verandering dan iets wat specifiek bij Defensie gaande is. Daarom sluit GPAL zo goed aan.”
– Erik 


Bijdrage aan professionele ontwikkeling en kennisniveau

Ook geeft GPAL meer inzicht in het kennisniveau en de mate van betrokkenheid onder werkstudenten. In de management console is makkelijk te zien welke video’s er worden bekeken. In de toekomst zal dit ook meer individueel gericht kunnen zijn, waardoor deze informatie ook kan worden gebruikt als terugkoppeling en iets zegt over de professionele ontwikkeling van de werkstudent. 

GPAL is ook een extra steuntje in de rug om kennis makkelijk op te frissen of om tips en tricks uit te wisselen. Ook bij vragen kan er verwezen worden naar de instructievideo’s. 

“De toegevoegde waarde voor ons is het hebben van een gesloten gecontroleerde  omgeving die we kunnen koppelen aan onze bedrijfsvoering. Waarin we ook de analytics aan de achterzijde goed kunnen zien. Dat is echt een sterke combi.”

Meer verbondenheid (COVID-19) 

Defensity werkstudenten werken verspreid over heel Nederland en studeren in verschillende steden. Toch is het fijn dat er op deze manier interactie en verbondenheid is tussen de studenten. 

Zeker tijdens Corona tijden is het lastiger om verbonden te blijven met de organisatie. Veel werkstudenten zitten in afwachting thuis door de maatregelen. Mensen kunnen dan via het delen van video’s betrokken blijven. Zo gaat er om de zoveel tijd een bericht uit via GPAL naar alle thuiszittende.

“Tijdens Corona tijden is het lastiger om met elkaar te verbinden. Je ziet dan ook dat mensen die sinds maart zijn ingestroomd minder snel connectie vinden met andere werkstudenten. Een platform als GPAL kan dan zeker ondersteuning bieden voor meer verbondenheid.”

 


Meer weten over GPAL of eens sparren over uw organisatie? 

Neem vrijblijvend contact op via:  info@gpal.nl