De Neonatale Intensive Care Unit (NICU) in het LUMC Leiden startte in november 2020 met een GPAL pilot. Op de afdeling worden prematuren (baby’s die te vroeg zijn geboren) en baby’s met problemen rondom de geboorte opgevangen. 

Er komt veel kijken bij het opvangen en verzorgen van deze kindjes, waardoor werknemers vaak te maken krijgen met complexe apparatuur en veel medische kennis tot hun beschikking moeten hebben. De NICU besloot daarom om korte video-instructies te maken van de meest kritische handelingen om zo personeel beter te ondersteunen en het werk- en leerklimaat te bevorderen op de afdeling.

“Voor ons is GPAL’s belangrijkste rol echt dat stukje performance support. Of het nu gaat om complexe apparatuur of kritieke punten, met de korte video-instructies krijgen verpleegkundigen precies de informatie die ze op dat moment nodig hebben. Zo voelen mensen zich ook echt een stuk zelfverzekerder in het uitvoeren van hun werk.”
– Lisette, ICN verpleegkundige en expert scholing & apparatuur 


De Challenge 

Het NICU is al langere tijd bezig om het werk- en leerklimaat op de afdeling te verbeteren. Een belangrijk onderdeel hiervan was het beter ondersteunen van medewerkers tijdens het uitvoeren van complexere taken. Daarom starten de NICU met het Neon-wise project, waarin, aan de hand van 4 peilers, werd gekeken wat er op de werkplek verbeterd kon worden. Werknemers konden zo middels een enquête aangeven waar zij inefficiënties op de werkvloer zagen of waar zij graag extra aandacht aan wilde besteden. 

Zo zijn er meerdere gerichte verbeterpunten gestart, waaronder GPAL. Een nieuwe manier van scholing waarbij snel en direct informatie via korte video’s door het volledige medische team kan worden bekeken, op het moment dat de behoefte daar is!

Het verfilmen van de transportcouveuse

Een goed voorbeeld van het nut van de instructievideo’s is te zien in het geval van de transportcouveuse. Binnen het NICU zijn er 2 verschillende transportcouveuses, waarvan een maar af en toe wordt gebruikt. Het is daarom lastig om hier de kennis van op peil te houden. Zo legt Lisette uit, 

“Er zijn uitgebreide protocollen en korte instructies van de transportcouveuse, maar sommige onderdelen zijn lastig te beschrijven. Een videobeeld met daarbij begeleidende uitleg is dan toch een stuk duidelijker. Stapsgewijs worden nu de meerdere onderdelen gefilmd en in de app geplaatst. Zo kan de werknemer zelf kiezen welk deel hij/zij even wil bekijken ter ondersteuning.”
– Lisette, ICN verpleegkundige en expert scholing & apparatuur 

De Uitdaging is duidelijk: Informatie sneller, duidelijk en toegankelijker maken op het moment dat het nodig is door het te filmen. Maar ook de werkwijze binnen het ziekenhuis mogelijk te standaardiseren door eenduidige werkwijze te bevorderen. 


De Aanpak 

Er worden al volop video’s gemaakt binnen de NICU door de verschillende teams en afdelingen. Zo hebben de doktersassistenten van de NICU al enthousiast video’s gemaakt over het maken van een ECG en heeft een van de artsen video’s gemaakt over de nieuwe defibrillator. 

Ook gaat Lisette, samen met twee verpleegkundige collega’s, één dag per maand aan het werk om de verschillende apparatuur op de afdeling te verfilmen. Ieder heeft dan zo zijn eigen vaste taak; de een leest de handelingen voor, de ander voert de handelingen uit en de laatste filmt.

“We willen de video-instructies wel volgens dezelfde  stappen van het protocol doen, maar je kent het protocol niet altijd helemaal uit je hoofd. Op deze manier leest iemand duidelijk de stappen voor, voert de ander de handelingen uit en de derde filmt de handeling.”
– Lisette, ICN verpleegkundige en expert scholing & apparatuur 

Zie hieronder instructie-video’s gemaakt door het LUMC, zoals de video-instructies: “ECG maken”

 

 

Ook worden er video’s gemaakt in samenwerking met andere afdelingen, zoals het Geboortehuis Leiden (GHL), die GPAL ook al een tijdje gebruiken. Vooral door de aangepaste procedures en maatregelen tijdens COVID-19, werden video-instructies ingezet om personeel snel, duidelijke en gestandaardiseerde instructies te geven. De video’s van het GHL kunnen ook bekeken worden door de mensen op het NICU en andersom. Dat is niet alleen handig, maar wordt ook als erg leuk ervaren. Het geeft echt een kijkje in andermans keuken. 

“Alles wat anders moest door COVID-19 werd besproken, uitgelegd en vastgelegd op video. Het GHL heeft toen voornamelijk video’s gemaakt over de behandeling van de moeder en wij maakte dan de video’s over het kind. Dat deden we in samenwerking met elkaar. Dat was efficiënt, maar ook een mooi moment om de verschillende protocollen op elkaar af te stemmen en om onduidelijkheden boven water te krijgen, want het moest wel goed op de video staan!”
– Lisette, ICN verpleegkundige en expert scholing & apparatuur

Standaardiseren van werkzaamheden met video 

Een ander voordeel is de standaardisatie van werktaken, die komt kijken bij het maken van gedeelde instructievideo’s.

“Wat ik zeker goed vindt aan GPAL is het afdelingsoverstijgende van instructievideo’s. Iedereen krijgt dezelfde instructies, bijvoorbeeld in de COVID-tijd het leren aan- en uitkleden ter bescherming. Die standaardisatie is, denk ik, in elke grote organisatie moeilijk te behalen, maar beelmateriaal werkt hier heel goed voor en kan steeds worden terug gekeken.”
– Lisette, ICN verpleegkundige en expert scholing & apparatuur 

Het grote verschil met voorheen, licht Lisette toe, is dat zodra een procedure één op één in de praktijk wordt voorgedaan door verschillende trainers, er vaak toch een verschil in werkwijze ontstaat. De ene trainer is immers meer gericht op dit terwijl de ander misschien wel aandacht vestigt op net iets anders. Job instructions is een goede manier, maar ook erg intensief. Met video’s worden de instructies opgenomen volgens het protocol. Zo is er een stukje kwaliteitscontrole; is de video niet goed of onduidelijk, dan moet hij opnieuw gemaakt worden. 

Van E-learning naar persoonlijk en toegankelijk leren

Voorheen werd het leren op de werkplek vooral gefaciliteerd met E-learning en theorie- en praktijk-toetsen. “Maar dat wilde we anders, zo vertelt Lisette, “We wilde meer variatie en meer leren wanneer het nodig is.” Met een E-learning leer je iets en krijg je er pas veel later mee te maken in de praktijk. Dan is die kennis deels al vergeten door werknemers. 

“De E-learning is handig als back-up informatie, maar je hebt vaak niet de tijd op te zoeken op het moment dat je de informatie nodig hebt, bijvoorbeeld wanneer een kindje acuut op de afdeling wordt opgenomen. Je wilt eigenlijk dat verpleegkundigen of artsen korte video’s kunnen bekijken, op het moment dat het nodig is.”
– Lisette, ICN verpleegkundige en expert scholing & apparatuur 

Een goed voorbeeld wat Lisette geeft is het uitvoeren van een thoraxdrainage, een procedure om een klaplong te behandelen. De verpleegkundigen, zo vertelt Lisette, leert de thoraxdrainage gedurende de opleiding en houdt deze kennis hierna bij via de E-learning en praktijktoetsing 1x per jaar, maar komt dit in de praktijk soms slechts weinig tegen, zeker als je parttime werkt. In deze gevallen is het naast het protocol, fijn en sneller om een korte instructievideo te kunnen bekijken die die kennis weer even opfrist. Ook is het kijken van een instructievideo soms gewoon een stuk leuker dan de E-learning doornemen en kan je, het zo vaak als je wilt terugkijken. Zo kun je dus kiezen in het leeraanbod!

Geef meer zelfvertrouwen aan medewerkers

De video-instructies worden niet alleen een stuk leuker gevonden, maar het visuele aspect maakt de uitleg ook nog eens duidelijker. Een groot voordeel hiervan is dat de meeste verpleegkundigen zich zelfverzekerder voelen in het uitvoeren van hun werk. Ook worden de video’s soms door de werknemers thuis bekeken om weer even de kennis op te frissen die ze wellicht de komende tijd meer nodig hebben. 

“Je kunt wel 20 kantjes protocol beginnen te lezen, maar dan ben je na 2 pagina’s vaak al het overzicht kwijt. Wij hebben dat protocol daarom nu deels omgezet naar korte instructievideo’s. Vooral ook om juist die dingen die minder vaak voorkomen even te verduidelijken.”
– Lisette, ICN verpleegkundige en expert scholing & apparatuur 


De Resultaten 

Een paar maanden na de start, werd er ook een algemene enquête over GPAL gehouden onder de verpleging op de NICU afdeling. 

“We hebben een enquête gehouden in maart en daar kwamen echt heel veel positieve reacties uit. Verpleegkundigen en artsen zijn echt heel blij met de video’s.”
– Lisette, ICN verpleegkundige en expert scholing & apparatuur 

Het snel kunnen opzoeken van de relevante informatie en de mogelijkheid om de korte video’s ook meteen naast je werk erbij te houden, werden in de enquête vaak als positief benoemd. Ook willen de meeste medewerkers op de NICU graag meedenken over hoe de video’s nog beter gemaakt kunnen worden. Zo kwamen er vanuit de enquête handige tips over het filmen en werden er ook meteen andere onderwerpen aangedragen om video’s over te maken. 

In de toekomst

In de toekomst wilt het NICU nog veel meer zaken in GPAL gaan zetten qua scholing. Zoals bijvoorbeeld korte instructies over het Patient Data Management systeem en het alarmeringssysteem. De NICU ziet ook nog andere mogelijkheden met GPAL, zoals bijvoorbeeld het maken van inwerktrajecten voor nieuwe medewerkers. Ook vertelt Lisette dat ze GPAL zou aanraden aan andere ziekenhuizen en afdelingen. Zo deelt ze haar eigen positieve ervaringen in landelijke vergaderingen of scholingen en hoopt hiermee ook andere te enthousiasmeren. 


Meer weten over GPAL of eens sparren over uw organisatie? 

Stuur ons dan een bericht

 

    This site is protected by reCAPTCHA and the Google
    Privacy Policy and
    Terms of Service apply.