Klant: Koninklijke Marechaussee, Brigade Object Beveiliging in Den Haag

De Brigade Object Beveiliging in Den Haag beveiligd overheidsgebouwen, instellingen en andere objecten in Nederland met een verhoogde dreiging op aanslagen. Werknemers moeten daarom voorbereid zijn op talloze verschillende situaties en altijd geoefend en getraind blijven op het gebied van de bevoegdheden, ambtsinstructie, strafvordering en procedures. Het is belangrijk om de medewerkers te laten oefenen met deze materie en om ze te coachen binnen hun werkzaamheden. Het doel van Bureau Training & Vorming is dan ook om de kennis en kunde van medewerkers op peil te houden en zelfs naar een hoger niveau te tillen.

“Onze doelgroep is echt een digitale generatie. Je merkt dat daardoor het onderwijs aan het veranderen is en onze brigade moet hier in mee veranderen.”
– Doron, Leidinggevende Training & Vorming binnen de Brigade Object Beveiliging.

 

De Uitdaging

Zowel een Marechaussee Beveiliger als Wachtmeester opereren in een breed en divers taakveld en moet kunnen anticiperen op veel verschillende scenario’s. Tijdens de opleiding tot Marechaussee Beveiliger/ Wachtmeester, gegeven op het OTC (Opleidings en Trainingscentrum van Defensie), worden zij op al deze situaties getraind en worden standaard procedures aangeleerd. Echter, als de nieuwe collega vers van het OTC bij de brigade terecht komt heeft hij nog geen praktijkervaring en moet er een inwerktraject van 5-8 weken doorlopen worden voordat de nieuwe collega zelfstandig aan het werk mag. In die tijd wordt de collega gekoppeld aan een ervaren collega, worden lessen gevolgd en zijn er meerdere toetsmomenten. 

Toch bleek dat het fysiek trainen en het lesgeven in een collegezaal niet bij iedereen even goed aansloeg. De relatieve jonge collega’s (18-25 jaar) moesten op een andere manier bereikt en geprikkeld worden. Na een onderzoek bij verschillende onderwijsinstellingen in Nederland, kwam het gebruik van GPAL en video-instructies positief naar voren. Instructievideo’s kunnen ondersteuning bieden in het lesprogramma en de doelgroep effectiever bereiken. 

De Uitdaging is duidelijk: Video-instructies inzetten als ondersteunend onderwijsleermiddel om zo nieuwe medewerkers, effectief te bereiken en het Onboarding traject te verbeteren. 


De Aanpak

Eerder dit jaar is GPAL al (deels) uitgerold binnen de Brigade Object Beveiliging.  Zo werden er al 181 video’s gemaakt met het doel om nieuwe collega’s meer wegwijs te maken op de brigade. Nu wordt GPAL echter ingezet om alle trainingen en procedures te verfilmen en via de mobiele app aan te bieden aan alle werknemers.

 “Ik kan bijvoorbeeld in een paar minuten een vuurwapen-procedure filmen en in GPAL zetten. De nieuwe collega’s kunnen dan voordat zij zo’n procedure moet uitvoeren, even de video bekijken op de mobiele app.”

– Doron

Een tijdelijk projectteam werd onlangs aangesteld om de kwaliteit van de voorheen al gemaakte video’s te controleren en video’s toe te voegen waar nodig. Binnenkort komt het team van GPAL met de filmploeg een dag de medewerkers helpen om deze video’s op te nemen. Ook worden de medewerkers aangespoord om zelf video’s te gaan maken. Het feit dat de medewerkers betrokken worden leidt ook meteen tot meer draagvlak voor het project en de collega’s voelen zich dan ook erg betrokken omdat ze een bijdrage kunnen leveren  aan het eindproduct. GPAL zal binnenkort gebruikt worden voor het begrijpen van verschillende procedures, als een echt ondersteunend onderwijs/leermiddel.

“Het is wel de bedoeling dat straks elke collega zich betrokken voelt bij het maken van de video’s. Wij als Bureau T&V checken eerst de inhoud en kwaliteit van de video en geven dan een seintje dat het gepubliceerd mag worden in de app. Zo ligt het initiatief straks echt bij de werknemer.”  

 

De volgende stappen

Los van het verfilmen van procedures, zullen er ook andere projecten binnenkort gestart worden bij de Brigade Object Beveiliging. Zo wilt de brigade, GPAL gaan gebruiken in het 5-sterren model. Zoals al eerder vernoemd, moeten de startbekwame ‘nieuwe’ medewerkers een inwerktraject doorlopen en getoetst worden. Deze toetsmomenten bestaan uit online toetsen en Real-Life Trainingen (RLT) waar, voor elk niveau dat de collega behaald, verschillende kennis en kunde aan verbonden is. Middels de GPAL-app kunnen de procedures en werkwijzen audio-visueel worden aangeboden. Hierdoor kan de nieuwe collega de stof beter tot zich nemen en zijn de procedures ook makkelijker te begrijpen. 

Verder is het het doel om functiegerichte werkboeken te digitaliseren in GPAL. Zo worden voor elke functie, van Marechaussee Beveiliger tot Luitenant, alle procedures met bijbehorende QR-code in een makkelijk inwerkboek geplaatst. Door de QR-code te scannen met de GPAL app komt de juiste instructievideo naar boven en kan de nieuwe collega makkelijk procedures inzien. Hierdoor kan de collega zelfstandiger en sneller het Onboardingsproces doorlopen. 

“Doordat de werkboeken functie-gericht zijn, heeft iedereen binnen de brigade iets aan GPAL, zowel de Marechaussee beveiliger, Wachtmeester en de Luitenant. Als GPAL straks volledig is uitgerold, kan het worden ingezet als ‘digitale buddy’, om de collega zo effectief en efficiënt mogelijk in te werken binnen hun nieuwe werkzaamheden”

 

De Resultaten

 

Positieve reacties & gezonde concurrentie

GPAL wordt vooral door de nieuwe collega’s erg positief ontvangen. Zij vinden het een prettige manier van leren en vele malen sneller dan wanneer er uitleg wordt gegeven in persoon. De meer ervaren collega’s zijn iets moeilijker te bereiken, maar hier ziet de Brigade Object Beveiliging juist een uitdaging in. Wel ontstaan er al leuke discussies in de app als de vragen van jongere collega’s worden beantwoord door ervaren collega’s. Zo wordt iedereen weer even met elkaar verbonden. 

“Op het moment dat GPAL al in de introductieweek wordt meegenomen, wordt het meer als ‘vaste werkwijze’ gezien en daardoor wordt het sneller opgepakt en blijven de nieuwe collega’s het gebruiken. Het is de bedoeling dat de ervaren collega’s uiteindelijk vanzelf meegaan in deze digitale flow.”

Een ander interessant fenomeen wat zich voordoet bij de brigade is een gezonde concurrentiestrijd tussen de verschillende teams. Zo wil ieder team de beste video’s maken, de meeste likes krijgen en de meeste video’s bekijken. Natuurlijk erg positief voor de organisatie zelf. Iedereen wordt op deze manier namelijk erg enthousiast over GPAL en het gebruik ervan gaat omhoog, de instructies worden meer bekeken, er komen steeds betere video’s en de kennis blijft beter hangen. 

 

Beter onderwijs 

Het gebruik van video-instructies in het inwerktraject wordt positief ontvangen, maar kan ook tot betere resultaten leiden. Op kleine schaal wordt nu al ervaren dat collega’s sneller toegang hebben tot de juiste informatie en dat de stof ook beter blijft hangen. Ook kan de leerling veel meer in zijn eigen tempo leren, doordat hij de video’s altijd terug kan kijken op de mobiele app. GPAL is op deze manier echt een ondersteunend onderwijsleermiddel. Het kan de leerling helpen om zich goed voor te bereiden op de praktische en sociale aspecten van zijn werk, die daarna in de praktijk getoetst worden.

“Het enthousiasme voor de video’s, het bereik en het feit dat de student zelfstandig kan studeren in zijn eigen tijd en het visueel zien en horen van de procedures, vind ik de grootste toegevoegde waarde van GPAL.”

GPAL kan in de toekomst ook ondersteuning geven aan teamleiders. Het mooiste zou zijn om de teamleiders verantwoordelijk te maken voor het bijhouden van het kennispeil binnen hun team. De teamleiders kunnen makkelijk via de GPAL management console inzien welke collega’s proactief met de stof bezig zijn en welke niet. Ook kan hij verwijzen naar bepaalde video’s als er iets nog niet helemaal duidelijk is. 

Groter bereik

Het grootste voordeel, zo vertelt Doron, is het bereik van de app. Los van het feit dat het kijken van instructievideo’s beter aanslaat bij de doelgroep, is er ook meer mogelijkheid om iedereen met dezelfde informatie te voorzien en meer betrokkenheid te creëren. Vooral in tijden van COVID-19, waar veel mensen in afwachting thuis zitten, kunnen deze collega’s via GPAL toch bereikt worden door het kijken naar video’s, waar dit voorheen niet kon. 

“Het feit dat we de doelgroep echt sneller en effectiever kunnen bereiken, is echt een groot voordeel van GPAL. Op innovatiegebied is dat een grote inhaalslag. Ook met corona in het achterhoofd, kunnen de collega’s op deze manier thuis ook goed bereikt worden.” 

 

Ook GPAL gebruiken in de vooropleiding

In de toekomst wil de Koninklijke Marechaussee, Brigade Object Beveiliging GPAL ook gaan uitrollen op het Opleidings- en Trainingscentrum van de KMAR (OTC).  De instructeurs op het OTC KMAR kunnen via GPAL de video’s uit de praktijk gebruiken en verwerken in het lesmateriaal om zo de leerlingen nog beter voorbereiden op de realiteit van de werkvloer. Hierdoor sluit de vooropleiding beter aan bij de praktijk en zijn de nieuwe collega’s meer voorbereid op hoe het er bij de brigade echt aan toegaat. 

“We merken dat de trainingen niet altijd even goed aansluiten op de praktijk. Als we GPAL straks in de vooropleiding kunnen gebruiken, dan weten onze toekomstige collega’s tijdens hun opleiding al meer over hoe het er bij ons op de werkvloer aan toegaat. Hiermee zorgen we dat er een ‘warme overdracht’ ontstaat tussen het OTC en de operatione Brigades.”

De Koninklijke Marechaussee Brigade Object Beveiliging ervaart al veel positieve resultaten in de samenwerking met GPAL.Toch staan er nog genoeg interessante projecten op de agenda. We zijn benieuwd naar de toekomst! Wordt vervolgd… 

 


Meer weten over GPAL of eens sparren over uw organisatie? 

Neem vrijblijvend contact op via:  info@gpal.nl